BUKU KAS UMUM

Pembuatan Aplikasi Buku Kas Umum

Sebagaimana telah kita ketahui bahwa penyusunan Buku Kas Umum (BKU) merupakan salah satu kewajiban dari Bendahara Pengeluaran yang di dalamnya memuat berbagai macam transaksi yang menyangkut Kas baik penerimaan maupun pengeluaran, baik tunai maupun transfer, secara umum bentuk Buku Kas Umum (BKU) seperti yang sudah dipelajari pada materi sebelumnya yaitu sebagai berikut :

Tanggal	Keterangan	Penerimaan	Pengeluaran	Saldo

Pada perkembangannya ada beberapa hal yang harus ditambahkan dalam Buku Kas Umum (BKU) dikarenakan berbagai hal, sehingga komponen BKU tidak sekedar seperti pada gambar di atas, misal ditambahkannya No. Bukti, sehingga menjadi seperti di bawah ini :

Tanggal	No. Bukti	Keterangan	Penerimaan	Pengeluaran	Saldo

Namun sebelum kita membuat ataupun merancang Buku Kas Umum (BKU) terlebih dulu kita harus membuat lookup value pada pusat basis data yang akan digunakan sebagai dasar pencarian data dan menampilkan data yang dibutuhkan ke dalam Buku Kas Umum (BKU). Penjelasan lebih lanjut mengenai pusat data/ database dapat dipelajari DISINI .

Berikut langkah-langkah membuat lookup_value tabel basis data untuk Buku Kas Umum (BKU)

1. Membuat tabel yang berisi nama bulan dalam satu tahun, yang kemudian tabel tersebut dinamai dengan bln perhatikan gambar berikut


Tujuan digunakannya nama bulan sebagai dasar pencarian dan bukan menggunakan nomor bulan adalah menghindari adanya lookup_value ganda yang diakibatkan formula untuk membuat lookup_value

2. tambahkan 1 kolom sebelah kiri kolom Tanggal untuk menempatkan nomor urut transaksi, yang pada nantinya bisa digunakan untuk membuat kuitansi pembayaran dan rekap penggunaan dana. kemudian pada sel A2 ketikkan formula berikut :

   =IF(OR(B2="");"";IF(AND(H20<>"bank";LEFT(H20;1)<>"P";F20<>"");MAX(A$1:A2)+1;""))

3. Menambahkan 2 (dua) kolom di sebelah kiri No Transaksi yang nantinya akan digunakan untuk tempat lookup_value Buku Kas Umum. perhatikan gambar berikut :
   
4. pada sel B2 ketikkan formula =IF(C2="";"";VLOOKUP(MONTH(E2);bln;2;0)) untuk mengidentifikasikan bulan terjadinya transaksi, dan pada sel A2 ketikkan formula =IF(B2="";"";COUNTIF(B2:$B$2;B2)&B2) untuk membuat lookup value untuk Buku Kas Umum kemudian dicopy kan ke bawah sampai baris yang dikehendaki, perhatikan gambar berikut :
   
5. Tentukan range yang akan dijadikan sumber data Buku kas Umum, yaitu dengan cara pilih (blok) sel A2 sampai dengan Q100, kemudian pada NAMEBOX ketikkan BKU. jadi nama table_array untuk Buku Kas Umum adalah BKU.
6. Tambahkan sheet baru untuk tabel Buku Kas Umum ganti nama sheet dengan BKU. Kemudian buatlah tabel Buku Kas Umum dengan format sebagai berikut :
   
7. Sebelum membuat Judul pada Buku Kas Umum buatlah sel dengan nama thn pada sheet yang terpisah/ sheet baru. Lihat gambar :

   Tentukan nama sel F2 dengan nama thn Pada sel B2 Ketikan judul jenis pembukuan yaitu "BUKU KAS UMUM" Pada sel B3 Ketikkan formula =jns_bantuan Pada sel B4 sheet BKU ketikkan ="TAHUN "&thn Pada sel B6 sheet BKU ketikkan formula ="Bulan : "&IF(A1="";"";VLOOKUP(A1;bln;2;0))&" "&thn

8. Pada baris pertama tabel BKU merupakan data Saldo Awal maka pada kolom Tanggal akan selalu tanggal 1 (satu) dan pada kolom Uraian berisi keterangan saldo awal bulan ...

   Ketikkan formula berikut mulai baris ke 10 pada sheet BKU untuk menyelesaikan kolom Tanggal ; No. Bukti ; Uraian ; Penerimaan ; Pengeluaran dan Saldo.

   Sel	Nama Kolom	Formula
   B9	Tanggal	=DATE(thn;A1;1)
   D9	Uraian	="Saldo awal bulan "&VLOOKUP(A1;bln;2;0)&" "&thn
   B10	Tanggal	=IF(ISERROR(VLOOKUP(A10&VLOOKUP($A$1;bln;2;0);BKU;4;0));"";VLOOKUP(A10&VLOOKUP($A$1;bln;2;0);BKU;4;0))
   C10	No. Bukti	=IF(B10="";"";VLOOKUP(A10&VLOOKUP($A$1;bln;2;0);BKU;5;0))
   D10	Uraian	=IF(B10="";"";VLOOKUP(A10&VLOOKUP($A$1;bln;2;0);BKU;6;0))
   E10	Penerimaan	=IF(B10="";"";VLOOKUP(A10&VLOOKUP($A$1;bln;2;0);BKU;7;0))
   F10	Pengeluaran	=IF(B10="";"";VLOOKUP(A10&VLOOKUP($A$1;bln;2;0);BKU;8;0))
   E10	Saldo	=IF(B10="";"";$G$9+SUM($E$10:E10)-SUM($F$10:F10))

   Setelah semua formula tersebut di atas telah diinput ke dalam sel yang sesuai, langkah berikutnya yaitu mengcopy mulai formula baris kedua, semua formula baris ke 2 atau sel B10 sampai G10 dicopy kebawah sesuai kebutuhan, misal sampai baris 30. Maka hasil akhir akan menjadi seperti pada gambar berikut :

   
Pada akhir baris yang ditentukan, dibuat saldo kas untuk mengetahui posisi kas di akhir bulan. dan di bawah tabel Buku Kas Umum dibuat rincian saldo kas. dengan format sebagai berikut :

Pada hari ini : ........... tanggal ................. bulan ................ Buku Kas Umum ditutup dengan keadaan / posisi buku sebagai berikut :

Saldo Buku Kas Umum sebesar ...................

Terbilang ................................................................................. 1. Kas Tunai Rp ................. - Kas Tunai Rp ................. - Utang Pajak Rp ................. 2. Kas di Bank Rp ................. - Kas di Bank Rp ................. - Bunga Bank Rp ................. - Setoran Awal Rp .................