BUKU BESAR PEMBANTU

MEMBUAT FORM BUKU BESAR PEMBANTU

Buku besar pembantu (subsidiary ledger) merupakan perluasan dari buku besar umum (general ledger). Catatan dalam buku besar pembantu merupakan rincian dari salah satu akun besar umum. Buku besar pembantu atau disingkat dengan buku pembantu yang akan dibahas pada bagian ini meliputi:

1. Buku besar pembantu hutang (account payable subsidiary), berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan hutang kepada kreditor secara individual sehingga merupakan rincian dari akun Hutang dagang dalam buku besar umum
2. Buku besar pembantu piutang (account receivable subsidiary ledger), berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan piutang (tagihan) kepada debitor secara individual sehingga merupakan rincian dari akun Piutang dagang dalam buku besar umum

Format buku besar pembantu yang akan digunakan dalam handout ini adalah sebagai berikut :

Sebelum pembuatan Buku Besar Pembantu beberapa persiapan yang perlu dilakukan antara lain sebagai berikut :

1. Pada sheet Jurnal Umum terlebih dulu dipersiapkan lookup_value yang akan digunakan dalam tabel buku besar pembantu, posisi lookup_value ditempatkan di kolom paling awal pada sheet jurnal umum, dalam kasus ini adalah kolom A dan untuk mempermudah identifikasi kolom bantu tersebut pada kolom A diketikkan judul B-BANTU (opsional) (lihat gambar):
2. Ketikkan formula berikut pada kolom B-BANTU kemudian copy ke bawah sebanyak yang dibutuhkan (misal sampai baris 1000) :


3. Tentukan area tabel sebagai data untuk buku besar pembantu dengan kolom B-BANTU sebagai kolom paling awal karena akan digunakan sebagai lookup_value sampai kolom KREDIT baris terakhir pada Jurna umum dan dinamai dengan J_BANTU :

Setelah semua perseiapan diatas telah dilakukan maka langkas selanjutnya adalah membuat formula yang dibutuhkan untuk mengolah data di buku besar pembantu antara lain :

No Akun

No. akun (sel C5) berisi kode Customer/Supplier yang dibuat dengan menggunakan fasilitas dropdown list agar tidak terjadi kesalahan pengetikan kode customer/supplier. sebagaimana telah diketahui bahwa area kode customer/supplier pada data awal telah dinamai dengan KODE_CS, maka kotak isian source pada jendela menu Data Validation diketikkan =KODE_CS (lihat gambar):

Nama Akun

Nama Akun (sel C6) berisi nama customer/supplier sesuai dengan No. Akun yang terdapat pada area tabel DAFTAR_BANTU dengan menggunakan fungsi pencarian data VLOOKUP. Formula untuk sel C6 adalah sebagai berikut :

ATAU

Status

Status :berisi keterangan tentang hubungan transaksi dengan akun terkait (Utang/Piutang). Untuk menghindari kesalahan pengetikan maka Status (sel G5) menggunakan formula untuk menampilkan status dari akun tersebut sesuai dengan data pada tabel DAFTAR_BANTU :

Saldo Awal

Saldo awal berisi nominal sisa utang/piutang akun yang bersangkutan yang diambil dari tabel DAFTAR_BANTU, saldo awal (sel G6) dibuat dengan menggunakan formula :

KOLOM TANGGAL