Buku besar pembantu (subsidiary ledger) merupakan perluasan dari buku besar umum (general ledger). Catatan dalam buku besar pembantu merupakan rincian dari salah satu akun besar umum. Buku besar pembantu atau disingkat dengan buku pembantu yang akan dibahas pada bagian ini meliputi:
- Buku besar pembantu hutang (account payable subsidiary), berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan hutang kepada kreditor secara individual sehingga merupakan rincian dari akun Hutang dagang dalam buku besar umum
- Buku besar pembantu piutang (account receivable subsidiary ledger), berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan piutang (tagihan) kepada debitor secara individual sehingga merupakan rincian dari akun Piutang dagang dalam buku besar umum
Sebelum pembuatan Buku Besar Pembantu beberapa persiapan yang perlu dilakukan antara lain sebagai berikut :
- Pada sheet Jurnal Umum terlebih dulu dipersiapkan lookup_value yang akan digunakan dalam tabel buku besar pembantu, posisi lookup_value ditempatkan di kolom paling awal pada sheet jurnal umum, dalam kasus ini adalah kolom A dan untuk mempermudah identifikasi kolom bantu tersebut pada kolom A diketikkan judul B-BANTU (opsional) (lihat gambar):
- Ketikkan formula berikut pada kolom B-BANTU kemudian copy ke bawah sebanyak yang dibutuhkan (misal sampai baris 1000) :
- Tentukan area tabel sebagai data untuk buku besar pembantu dengan kolom B-BANTU sebagai kolom paling awal karena akan digunakan sebagai lookup_value sampai kolom KREDIT baris terakhir pada Jurna umum dan dinamai dengan J_BANTU :
Setelah semua perseiapan diatas telah dilakukan maka langkas selanjutnya adalah membuat formula yang dibutuhkan untuk mengolah data di buku besar pembantu antara lain :
|
No Akun |
No. akun (sel C5) berisi kode Customer/Supplier yang dibuat dengan menggunakan fasilitas dropdown list agar tidak terjadi kesalahan pengetikan kode customer/supplier. sebagaimana telah diketahui bahwa area kode customer/supplier pada data awal telah dinamai dengan KODE_CS, maka kotak isian source pada jendela menu Data Validation diketikkan =KODE_CS (lihat gambar):
|
Nama Akun |
Nama Akun (sel C6) berisi nama customer/supplier sesuai dengan No. Akun yang terdapat pada area tabel DAFTAR_BANTU dengan menggunakan fungsi pencarian data VLOOKUP. Formula untuk sel C6 adalah sebagai berikut :
 ATAU |
 |
|
Status |
Status :berisi keterangan tentang hubungan transaksi dengan akun terkait (Utang/Piutang). Untuk menghindari kesalahan pengetikan maka Status (sel G5) menggunakan formula untuk menampilkan status dari akun tersebut sesuai dengan data pada tabel DAFTAR_BANTU :
 |
 |
|
Saldo Awal |
 |
 |
|---|
| BAGIAN ISI BUKU BESAR PEMBANTU |
Seperti yang sudah disampaikan pada materi sebelumnya bahwa bagian isi dari Buku Besar Umum/Pembantu sumber datanya adalah Jurnal Umum, maka sebelum membuat formula untuk memproses data dari jurnal umum ke Buku Besar Pembantu, maka terlebih dahulu kita memodifikasi form Jurnal Umum dengan tujuan agar dapat diproses ke form Buku Besar Pembantu yaitu dengan membuat table_array dengan lookup_value tertentu agar mengidentifikasikan transaksi yang berkaitan dengan Buku Besar Pembantu, perhatikan gambar tersebut di bawah ini :
| 1. Membuat lookup_value di Jurnal Umum
=COUNTIF($F$6:F6;F6)&F6 atau =IF(F6="";"";COUNTIF($F$6:F6;F6)&F6)  |
 |
2. Memberi nama pada range/table_array Setelah lookup_value dibuat dan dicopy ke sejumlah baris dibawahnya, langkah berikutnya adalah membuat range/table_array dengan nama J_BANTU yang akan digunakan sebagai sumber untuk Buku Besar Pembantu, perhatikan gambar berikut :  |
|---|
- Kolom tanggal Sebagaimana sudah kita tentukan sebelumnya bahwa lookup_value berupa nomor urut dan kode customer, maka formula yang dapat digunakan untuk mengisi tanggal pada kolom Tanggal di Buku Besar pembantu adalah sebagai berikut :
- Kolom Keterangan Kolom Keterangan secara teori berupa keterangan opsional sesuai kebutuhan tiap perusahaan, maka boleh diisi atau tidak, misalkan menghendaki bahwa kolom keterangan diisi, maka pada sheet Jurnal Umum bisa dimodifikasi sendiri, namun perlu diingat bahwa dalam Jurnal Umum tidak ada kolom untuk keterangan transaksi, maka sebaiknya dibuat di kolom di sebelah kanan agak terpisah dari kolom Jurnal Umum. Silahkan dikembangkan sendiri.
- Kolom Ref Kolom Ref pada Buku Besar Pembantu berisi tanda centang "V", misal dikehendaki jika terjadi transaksi pada buku pembantu maka kolom ref akan berisi tanda centang maka silahkan bisa dibuat dengan fungsi IF misal :=IF(B8="";"";"V") yang berarti Jika pada tanggal kosong, maka kolom Ref kosong, namun jika ternyata kolom Tanggal tidak kosong maka kolom ref akan tampil V
- Kolom Debet Kolom Debet pada buku besar pembantu diisi dengan transaksi mutasi debet akun pada jurnal umum, untuk mengisi kolom Debet pada Buku Besar Pembantu dapat menggunakan formula berikut :
- Kolom Kredit Kolom Kredit pada buku besar pembantu diisi dengan transaksi mutasi kredit akun pada jurnal umum, untuk mengisi kolom Debet pada Buku Besar Pembantu dapat menggunakan formula berikut :
- Kolom Saldo Buku besar dengan bentuk tiga kolom atau saldo tunggal mengakibatkan adanya 2 kemungkinan formula dalam perhitungan saldo sesuai dengan jenis pos saldo (Piutang/Utang), sehingga selain formula untuk menghitung saldo juga diperlukan fungsi logika IF untuk menguji pernyataan yang dapat menghasilkan jawaban TRUE atau FALSE dalam hal ini Piutang atau Utang.
|
|
|
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar