2.2 Membuat Form Buku Besar Umum
Sesuai tahapan dalam Siklus Akuntansi, langkah selanjutnya setelah proses penjurnalan adalah posting ke buku besar Umum. Dimana pencatatan ini adalah penggolongan transaksi-transsaksi atas akun sejenis sehingga mutasi saldo akun tersebut dapat digambarkan dalam
tahapan ini.
Terdapat berbagai macam bentuk format buku besar, namun yang akan kita buat dalam aplikasi ini adalah buku besar Buku Besar Saldo Tunggal atau tiga kolom. Format yang akan dibuat adalah sebagai berikut :
Pada form tabel Buku Besar
terbagi menjadi dua bagian yaitu :
- Bagian Identitas Buku Besar Terdiri dari Nama Akun, No. Akun, Saldo dan Pos Saldo. Data bersumber dari tabel Neraca Saldo
- Isi Buku Besar. Terdiri dari No., Tanggal, Keterangan, Ref, Debet, Kredit dan Saldo. Data bersumber dari Data transaksi Jurnal Umum
a.
Identitas
Buku Besar
-
Nama Akun
Nama Akun dibuat dalam bentuk dropdown list
menggunakan fitur Data Validation dengan data sumber NM_AKUN
sebagaimana untuk mengisi kolom Keterangan pada form Jurnal Umum
-
No. Akun
Dibuat menggunakan formula pembacaan tabel VLOOKUP
dengan lookup_value Nama Akun dan table_array NS_AWAL sebagai berikut :
-
Pos Saldo
Pos saldo merumakan identitas atau kode yang
menunjukkan saldo normal suatu akun, dalam hal ini ada 2 macam Pos Saldo yaitu
DB dan KR, yang selanjutnya dapat digunakan untuk mengidentifikasi nomor kolom
lokasi data yang dibutuhkan. Untuk Pos Saldo dapat menggunakan formula berikut
:
-
Saldo
Saldo akun pada Neraca Saldo terdiri dari 2 macam
yaitu Debet dan Kredit, untuk Debet berada di kolom ke-4 sementara saldo Kredit
berada di kolom ke-5, maka selain menggunakan formula pembacaan tabel VLOOKUP,
dibutuhkan pula formula untuk mengevaluasi antara 2 pilihan, dalam hal ini kita
dapat mengkombinasikan dengan fungsi logika IF sebagaimana berikut ini :
a.
Isi
Buku Besar
Sebelum menentukan formula untuk menampilkan data
mutasi akun pada form Buku Besar Umum, terlebih dahulu kita harus mempersiapkan
data pada Jurnal Umum agar bisa menentukan lookup_value yang akan digunakan
dalam formula pembacaan tabel.
- Langkah pertama yang harus
dilakukan adalah, pada form Jurnal Umum terlebih dahulu kita tambahkan kolom
baru untuk menempatkan formula yang akan menghasilkan lookup_value.
Posisikan cel pointer / kursor pada kolom A,
kemudian pada kelompok tab Home klik tombol Insert sheet Columns, maka
akan muncul kolom baru pada sisi paling kiri
- Langkah kedua adalah menentukan
formula untuk membuat lookup value. Letakkan kursor ke sel A6, kemudian ketikan
formula : =COUNTIF(D$6:D6;D6)&D6
-
Kemudian salin copy + paste
formula tersebut ke bawah sampai baris 200
-
Sehingga jika data jurnal
terisi dengan pencatatan transaksi maka pada kolom A akan tampil sebagai
berikut :
Jadi lookup_value pada terdiri dari nomor
dan nama akun, nomor disini berarti nomor urut transaksi akun terkait,
misal :
1Kas
|
Transaksi kas ke-1 (pertama)
|
1Piutang
|
Transaksi Piutang yang ke-1 (pertama)
|
2Kas
|
Transaksi Kas yang ke-2 (kedua)
|
Dst ...
|
-
Langkah terakhir persiapan
tabel Jurnal Umum, tentukan area tabel (table_array) dengan cara menseleksi/memblok
mulai sel A6 sampai dengan sel G200, kemudian pada NAME_BOX ketikkan J_UMUM,
dengan demikian kita sudah memiliki tabel dengan nama J_UMUM
-
No
Diisi nomor urut transaksi 1, 2, 3 dan seterusnya
...
-
Tanggal
Dibuat dengan formula :
-
Keterangan :
Dalam buku besar umum kolom keterangan diisi
opsional, tidak ada ketentuan khusus, jadi menyesuaikan kebiasaan perusahaan.
(tidak ada formula kecuali dikehendaki)
-
Ref
Ref pada buku besar umum biasanya diisi dengan
kode jurnal sumber, sementara dalam aplikasi yang kita buat jurnal sumber hanya
ada Jurnal Umum jadi tidak diperlukan adanya formula kecuali memang dikehendaki.
-
Debet
Data berisi nominal Debet pada tabel Jurnal Umum
berada pada kolom ke-6 jadi dapat dibuat dengan formula sebagai berikut :
-
Kredit
Data berisi nominal Kredit pada tabel Jurnal Umum
berada pada kolom ke-7 jadi dapat dibuat dengan formula sebagai berikut :
-
Saldo
Saldo merupakan selisih antara jumlah debet dan
jumlah kredit, dikarenakan terdapat saldo awal maka rumus yang dibuat
disesuaikan dengan kaidah Debet dan Kredit dalam Akuntansi, sehingga formula
yang dapat digunakan adalah :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar