Membuat Aplikasi Buku Besar Umum

2.2    Membuat Form Buku Besar Umum

Sesuai tahapan dalam Siklus Akuntansi, langkah selanjutnya setelah proses penjurnalan adalah posting ke buku besar Umum. Dimana pencatatan ini adalah penggolongan transaksi-transsaksi atas akun sejenis sehingga mutasi saldo akun tersebut dapat digambarkan dalam tahapan ini.

Terdapat berbagai macam bentuk format buku besar, namun yang akan kita buat dalam aplikasi ini adalah buku besar Buku Besar Saldo Tunggal atau tiga kolom. Format yang akan dibuat adalah sebagai berikut :

Pada form tabel Buku Besar terbagi menjadi dua bagian yaitu :

1. Bagian Identitas Buku Besar
Terdiri dari Nama Akun, No. Akun, Saldo dan Pos Saldo. Data bersumber dari tabel Neraca Saldo
2. Isi Buku Besar
Terdiri dari No., Tanggal, Keterangan, Ref, Debet, Kredit dan Saldo. Data bersumber dari Data transaksi Jurnal Umum

Gambar 2. Bagian form Buku Besar Umum

1. Identitas Buku Besar
   • Nama Akun
   Nama Akun dibuat dalam bentuk dropdown list menggunakan fitur Data Validation dengan data sumber NM_AKUN sebagaimana untuk mengisi kolom Keterangan pada form Jurnal Umum
   • No. Akun
   Dibuat menggunakan formula pembacaan tabel VLOOKUP dengan lookup_value Nama Akun dan table_array NS_AWAL sebagai berikut :
   
   
   
   
   
   • Pos Saldo
   Pos saldo merumakan identitas atau kode yang menunjukkan saldo normal suatu akun, dalam hal ini ada 2 macam Pos Saldo yaitu DB dan KR, yang selanjutnya dapat digunakan untuk mengidentifikasi nomor kolom lokasi data yang dibutuhkan. Untuk Pos Saldo dapat menggunakan formula berikut :
   
   
   
   • Saldo
   Saldo akun pada Neraca Saldo terdiri dari 2 macam yaitu Debet dan Kredit, untuk Debet berada di kolom ke-4 sementara saldo Kredit berada di kolom ke-5, maka selain menggunakan formula pembacaan tabel VLOOKUP, dibutuhkan pula formula untuk mengevaluasi antara 2 pilihan, dalam hal ini kita dapat mengkombinasikan dengan fungsi logika IF sebagaimana berikut ini :
   
   
   
2. Isi Buku Besar
Sebelum menentukan formula untuk menampilkan data mutasi akun pada form Buku Besar Umum, terlebih dahulu kita harus mempersiapkan data pada Jurnal Umum agar bisa menentukan lookup_value yang akan digunakan dalam formula pembacaan tabel.
• Langkah pertama yang harus dilakukan adalah, pada form Jurnal Umum terlebih dahulu kita tambahkan kolom baru untuk menempatkan formula yang akan menghasilkan lookup_value. Posisikan cel pointer / kursor pada kolom A, kemudian pada kelompok tab Home klik tombol Insert sheet Columns, maka akan muncul kolom baru pada sisi paling kiri



• Langkah kedua adalah menentukan formula untuk membuat lookup value. Letakkan kursor ke sel A6, kemudian ketikan formula : =COUNTIF(D$6:D6;D6)&D6



• Kemudian salin copy + paste formula tersebut ke bawah misal sampai baris 200 Sehingga jika data jurnal terisi dengan pencatatan transaksi maka pada kolom A akan tampil sebagai berikut :



Jadi lookup_value pada terdiri dari nomor dan nama akun, nomor disini berarti nomor urut transaksi akun terkait, misal :

1Kas	Transaksi kas ke-1 (pertama)
1Piutang	Transaksi Piutang yang ke-1 (pertama)
2Kas	Transaksi Kas yang ke-2 (kedua)
Dst ...

• Langkah terakhir persiapan tabel Jurnal Umum, tentukan area tabel (table_array) dengan cara menseleksi/memblok mulai sel A6 sampai dengan sel G200, kemudian pada NAME_BOX ketikkan J_UMUM, dengan demikian kita sudah memiliki tabel dengan nama J_UMUM
Setelah kita memiliki tabel dengan nama Jurnal Umum dengan lookup_value nomor dan nama akun, dalam hal ini (form Buku Besar Umum) nomor didapat dari kolom No pada form Buku Besar (sel A8) dan nama akun pada bagian identitas buku besar (sel C5). maka lookup_value untuk mengisi data pada buku besar adalah A8&C5 formula untuk isi dari Buku Besar dapat dibuat :
• Kolom No
Diisi nomor urut transaksi 1, 2, 3 dan seterusnya ...
• Kolom Tanggal
Dibuat dengan formula : atau bisa ditambahkan dengan fungsi IF seperti berikut :

=IF(ISERROR(VLOOKUP(A8&$C$5;J_UMUM;2;0));"";VLOOKUP(A8&$C$5;J_UMUM;2;0))

• Kolom Keterangan :
Dalam buku besar umum kolom keterangan diisi opsional, tidak ada ketentuan khusus, jadi menyesuaikan kebiasaan perusahaan. (tidak ada formula kecuali dikehendaki)
• Kolom Ref
Ref pada buku besar umum biasanya diisi dengan kode jurnal sumber, sementara dalam aplikasi yang kita buat jurnal sumber hanya ada Jurnal Umum jadi tidak diperlukan adanya formula kecuali memang dikehendaki.
• Kolom Debet
Data berisi nominal Debet pada tabel Jurnal Umum berada pada kolom ke-6 jadi dapat dibuat dengan formula sebagai berikut :
=VLOOKUP(A8&$C$5;J_UMUM;7;0) Bisa juga ditambah dengan fungsi logika IF sehingga menjadi seperti berikut :
=IF(B8="";"";VLOOKUP(A8&$C$5;J_UMUM;7;0))
• Kolom Kredit
Data berisi nominal Kredit pada tabel Jurnal Umum berada pada kolom ke-8 jadi dapat dibuat dengan formula sebagai berikut :
=VLOOKUP(A8&$C$5;J_UMUM;8;0) Bisa juga ditambah dengan fungsi logika IF sehingga menjadi seperti berikut :
=IF(B8="";"";VLOOKUP(A8&$C$5;J_UMUM;8;0))

• Kolom Saldo
Saldo merupakan selisih antara jumlah debet dan jumlah kredit, dikarenakan terdapat saldo awal maka rumus yang dibuat disesuaikan dengan kaidah Debet dan Kredit dalam Akuntansi, sehingga formula yang dapat digunakan adalah :

Berikut hasil akhir dari form Buku Besar Umum :